terça-feira, 28 de janeiro de 2014

Organizando uma reunião


Reuniões têm fama de serem improdutivas e a grande causa disso é a falta de organização, mas se for colocada nas mãos de um gestor ou de uma pessoa disposta a organizar o evento, o resultado pode ser produtivo e animador. Mas para isso é necessário seguir alguns passos. Veja como a seguir:

1. Definir a pauta

Primeiro identifique claramente o que será discutido. Procure levantar os assuntos e organizar a pauta. Com metas claras, fica mais fácil manter o foco. A pauta, além de ser o registro dos itens que serão discutidos, também antecipa a melhor maneira de colocar o tema em discussão, envolver o grupo e organizar as pessoas para que haja uma maior interação. Então, procure se informar do que os participantes já sabem e o que precisam saber, que material é possível utilizar para aprofundar as discussões e como sistematizar cada parte do encontro.

2. Marcar com antecedência

A próxima etapa é redigir a convocação ou o convite. Dependendo da situação, informe no texto no nome dos participantes, os motivos da realização da reunião, os tópicos que serão abordados, a data, o local e a duração prevista de encontro. Para reuniões menores e com apenas um tema, é melhor avisar pessoalmente cada um dos envolvidos. O aviso antecipado ajuda aos participantes a se planejar e a se preparar para o debate, trazendo informações e ideias. Outro ponto importante é chamar apenas pessoas interessadas à discussão do tema.

3. Administrar o tempo

O tempo esta cada vez mais escasso, então é necessário que a reunião tenha hora para começar e terminar. Chegue ao local antes da hora marcada para acolher o grupo. Manter um relógio por perto é uma boa maneira de administrar o ritmo. No planejamento, antecipe a duração prevista de cada tópico de discussão. Se possível, peça a alguém para controlar o andamento da discussão, assim, a atenção não se desvia da pauta combinada nem se cria uma brecha para surgirem assuntos paralelos, que sempre causam um desperdício de tempo. Outra dica, é registrar num cartaz o roteiro da reunião para compartilhá-lo com o grupo e fazer com que todos se responsabilizem pela realização da pauta.

4. Coordenar as discussões

O sucesso de uma reunião está diretamente ligado ao desempenho do gestor ao mediar as discussões. Indique alguém para anotar o desenvolvimento da pauta. Esses registros ajudarão a organizar os passos após a reunião. Caso um participante proponha outro tema, sugira outro encontro para tratar dele. Cuide para que alguém monopolize a discussão ou que se formem conversas paralelas. Convide os que falam pouco ao se posicionar e mostre que a participação é importante para a construção de uma equipe corporativa. Não pule de um assunto para outro sem fechar o anterior. À medida que surgirem soluções para os problemas, delegue tarefas e incentive as pessoas a assumir responsabilidade.

5. Encerrar e fazer a ata

Quando o horário de término estiver se aproximando, avise que o encontro será concluído em breve, recapitule o que foi debatido e leia as discussões tomadas. Por fim, agradeça a participação de todos. É importante reunir tudo numa ata com todos os itens abordados e, para cada tópico, o que foi decidido ou apontado como uma possível solução. Se possível, distribua o documento aos participantes no dia seguinte (por e-mail). Atitudes como essa demonstram respeito com os que dedicaram seu tempo à reunião e também funciona como um registro para compartilhar e acompanhar a evolução dos pontos levantados. Quanto mais eficaz for a comunicação, mais o grupo se consolida como uma equipe de fato.

quinta-feira, 16 de janeiro de 2014

Dicas de modelo de convite para reunião


Ao organizar uma reunião, às vezes é necessário um convite. No convite é preciso conter todas as informações a respeito do encontro, como local, assunto, horário, etc. Então não crie um de qualquer jeito, isso pode causar uma imagem ruim tanto da empresa quanto o motivo para reunião.

Dicas para fazer um convite:

  • Se for um convite físico, analise o papel. Esqueça o papel sulfite, ele possuí a gramatura muito baixa. Os mais usados são o couché e o vergé. Você pode escolher outros, desde que possuam características semelhantes aos dois citados. Faça um protótipo com vários papéis, assim você terá uma ideia de qual é o melhor para se usar.


  • Se for virtual (correio eletrônico/e-mail), procure enviar um arquivo em anexo. Salve o arquivo que você usaria para fazer o convite em papel e salve em um formato conhecido, como o PDF. É bem melhor e mais organizado do que mandar em texto corrido.


  • A fonte a ser usada é algo importante. Se for uma reunião mais formal, use uma fonte com o tom mais sério, como Trebuchet, Times New Roman, Arial, entre outras. Se for uma ocasião mais descontraída e para fins de diversão, pode caprichar na criatividade e escolher uma fonte que combine com a reunião.


  • As cores também dependerão da seriedade do evento. Para reunião de negócios use cores como o preto, branco, marinho, cinza, tons de bege e os metalizados (dourado e prateado).


  • Não faça convites em uma quantidade certa e contada. É provável que irá faltar. E para evitar dor de cabeça, sempre faça uma quantidade a mais do que está previsto (em média 10 a mais).


Fonte: blogdorium

quarta-feira, 8 de janeiro de 2014

10 aplicativos para conferências online


A internet pode ser uma boa ferramenta para se realizar reuniões e conferências. Aqui vai uma lista dos melhores aplicativos para realizar reuniões e vídeo-conferência online.


Um serviço online sem necessidade de descargas adicionais que inclui integração com Skype, gravação de arquivos de áudio para compartilhá-los instantaneamente, transmissão ao vivo da tela do hospedeiro e até estatísticas para registrar a interação dos usuários presentes no bate-papo. Conta com planos de pagamento e um gratuito com um limite de 15 usuários simultaneamente.

2. WebEx

Compartilhar desktop, áudio, vídeo, arquivos, conectar-se através de móveis, trabalhar em documentos colaborativos ou elaborar ideias com traços de cada usuário, entre outras opções. Muito conhecido no setor empresarial e com um custo de US$ 19 mensais sendo oferecido em versões para Windows, Mac, Linux e Solaris.

3. Huddle

Se destaca dos outros por oferecer opções extras como gestão de projetos, ferramentas para administrar tarefas e manejar documentos contando com acesso inclusive desde móveis. Exceto a versão de prova, é necessário contatar diretamente com seus criadores para que façam um preço personalizado.


Para a gestão de reuniões: edição de documentos, opções para compartilhar material (notas, arquivos), gerenciar agenda,convidar contatos e mais. Se integra perfeitamente com o Dropbox, Skype, serviços de calendários e redes sociais ( também via móvel). Seu vídeo promocional mostra o simples e veloz de sua implementação.


Uma de suas especialidades é a "telepresença" contando com aplicativos para iPad, Android e BlackBerry. Caracterizado pela transmissão de vídeo e conteúdo em alta resolução, uma interface intuitiva, gravação de cada vídeo-conferência e a importação de contatos através de várias redes sociais. Seus planos iniciam em US$ 29 mensais.


Para se reunir e trabalhar com companheiros de estúdio ou companhia usando uma placa multifuncional que também permite compartilhar documentos e comunicar-se via áudio ou texto. Uma alternativa excelente para criar diagramas de fluxo ou registrar todo tipo de ideias colaborativas, algo tão necessário em campos como desenho gráfico.


Um funcionalidade adicionada semanas depois da Google lançar a sua rede social. É um novo nível para as redes sociais ao possibilitar o encontro em tempo real com vídeo-chamada. A vantagem é a quantidade de usuários registrados no Facebook e Skype como pilar de força e sustentabilidade.


O importante é sua integração com as redes sociais (Facebook, Tumblr, Twitter) para armar uma conversa instantânea até com 12 pessoas usando sua webcam e qualquer número de usuários adicionais escrevendo.


Atual líder em chamadas via internet, conta com uma interessante opção de vídeo-chamadas em grupos, entre outras situações, reuniões familiares, contactar membros de grupo de trabalho ou falar com clientes conectados em qualquer parte do planeta. Requer que ao menos um conectado tenha conta premium.


Favorecido pela velocidade, estabilidade servidores e demais características que só o Google fornece, a ferramenta de Hangouts coloca a disposição (gratuitamente) vídeo-conferência com dezenas de contatos, a possibilidade de trabalhar com o google docs ou compartilhar a tela, arquivos e notas, chatear, conectar-se desde seus aplicativos para móveis.

Fonte: What's new

quinta-feira, 19 de dezembro de 2013

Modelo de Ata



A ata é o registro fiel do fatos ocorridos em uma reunião.

Precauções

A ata é um documento de valor jurídico, então, nada poderá ser acrescentado, nem modificado sem autenticação por quem de direito. Norma é o registro da ata em um livro especial, deve ter termo de abertura e de encerramento, assinado por pessoa autorizada, que deverá numerar e rubricar as folhas do livro.

É possível digitar as atas em folhas soltas, desde que fiquem devidamente arquivadas, sem a possibilidade de fraude. Se houver engano, o secretário deve escrever "digo" e fazer a correção. Se o engano for notado depois, mas antes de encerrar a ata, tem que se escrever: "Em tempo: Onde se lê... leia-se... ". Os números devem ser escritos por extenso.

Espaços:

As atas são, frequentemente, redigidas sem deixar espaços e sem parágrafos para impossibilitar acréscimos.

Partes:

1. Título;
2. Texto. Além das ocorrências, discussões, propostas e resoluções, que variam de reunião para reunião, o texto deve conter: a data por extenso no início; o local da reunião; a convocação (reunião ordinário ou extraordinária); os nomes dos presentes, ou referência que os identifique, ou o número de participantes, interessados, etc.

O fecho, quase inalterável: Nada mais havendo a tratar, declara-se encerrada a sessão, de que eu, fulano de tal, lavrei a presente ata, a qual vai devidamente assinada.

Todos os presente e escrevente (ou o secretário responsável) assinam a ata.

terça-feira, 17 de dezembro de 2013

Reuniões e eventos corporativos



Reuniões corporativas costumam ser grandes, se tornando até eventos, aqui vão algumas dicas para organizá-la.

1. Se organize na hora de oferecer um evento

Tenha uma estratégia, além de agradar e fazer networking, os eventos são uma forma de marketing.

2. Quer planejar um evento corporativo?

É necessário uma lista de propriedades. Pense nas metas e nos resultados esperados. Com isso definido, imprima o plano e coloque-o em local visível.

3. Organize seu calendário

Crie prazos e garanta que seus objetivos sejam alcançados a tempo.

4. Amplie suas possibilidades na hora de montar o evento

Escolha datas possíveis, assim você terá maiores opções de diálogo quando for confirmar com os interessados.

5. Pequenos detalhes contam

Crie uma lista de convidados e uma agenda de eventos. Isso ajudará a simplificar as opções para o lugar da celebração e o orçamento.

6. Saiba se sua equipe é responsável

Organize uma reunião na manhã do evento - pode ser para informação ou motivação. Garanta que sua equipe saiba quais são suas responsabilidades.

7. Valorize a experiência alheia na hora de contratar fornecedores

Encaminhe seu plano de eventos aos fornecedores potenciais. Procure referências dos fornecedores com empresas que já utilizaram os seus serviços.

8. Qualificação da equipe é essencial

Busque uma equipe qualificada. Responsabilidade, pontualidade, consistência, criatividade, boas práticas de trabalho e flexibilidade na negociação de custos são essenciais.

9. Orçamento do seu evento

O orçamento pode passar do previsto. Para evitar isso, acompanhe os custos de perto, sempre compare os preços dos fornecedores e não esqueça de perguntar sobre possíveis cargos adicionais. Lembre-se de pedir por escrito todas as tarifas dos serviços. Controlar o orçamento é importante, mas não seja mesquinho, tenha uma margem maior de tempo (e verbas) para corrigir possíveis imprevistos.

10. Lugar do evento

O ambiente do evento tem que ser um lugar agradável, com espaço compatível com a quantidade de convidados e funcionários. O lugar tem que ser funcional, como locais para apoiar utensílios, tipo taças e copos. Depois escolhido o lugar, visite-o. No dia do evento, chegue antecipadamente e realize a inspeção para ver que tudo está pronto para começar.

Fonte: Rosa Rosarum

segunda-feira, 16 de dezembro de 2013

Ferramentas para utilizar em reuniões



Nem todas reuniões são improdutivas ou perda tempo, há muito para ser debatido e resolvido, ao participar de alguma, leve ferramentas que podem auxilia-lo durante ou posteriormente da reunião.

Computador - Através dele você pode fazer anotações no bloco de notas ou documento de texto e pesquisar assuntos/ideias relevantes;

Lápis e papel - Baterias de notebooks podem acabar, então não custa nada ter um plano B, ou melhor dizendo, uma "ferramenta B". Não vá a reuniões sem algum objeto para anotações;

Tecnologia móvel - Registrar a reunião, tanto em vídeo ou áudio, é uma boa ideia. O registro pode ser com celular, tablet, smartphones, etc.

Inovação - Para quem é ligado em tecnologia já deve ter ouvido falar na Livescribe, a caneta inteligente. Com ela você pode gravar anotações vocais e escritas, e envia-las para o seu tablet e notebook.

Essas foram algumas dicas de ferramentas úteis para o seu dia de reunião.

Fonte: Call Daniel

quarta-feira, 11 de dezembro de 2013

Como fazer uma ata?



Há basicamente duas formas de redigir uma ata. A forma tradicional (utilizada atualmente por órgãos do governo) e a forma moderna (utilizada por pequenas e médias empresas do cenário atual). Na forma antiga e mais tradicional não se fazem parágrafos ou alíneas, escreve-se tudo seguidamente para evitar que nos espaços em branco se façam acréscimos. Na forma mais moderna, dá-se preferência à facilidade de leitura de uma ata, portanto fazem uso de parágrafo, separador de tópicos dentre outros.

Independente do modelo adotado, é necessário que a ata contenha:

  1. Dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso);
  2. Pessoas presentes, devidamente qualificadas (cargos descritos);
  3. Presidente e secretário dos trabalhos/reunião;
  4. Ordem do dia (assunto principal da ata ou pauta completa);
  5. Os acontecimentos da reunião em ordem;
  6. Fechamento da ata e assinatura do Presidente, Escrevente e demais participantes;


No link abaixo você confere modelos de ata e, também aproveite, para acessar o site do Eata para saber mais como fazer uma ata.