quinta-feira, 19 de dezembro de 2013

Modelo de Ata



A ata é o registro fiel do fatos ocorridos em uma reunião.

Precauções

A ata é um documento de valor jurídico, então, nada poderá ser acrescentado, nem modificado sem autenticação por quem de direito. Norma é o registro da ata em um livro especial, deve ter termo de abertura e de encerramento, assinado por pessoa autorizada, que deverá numerar e rubricar as folhas do livro.

É possível digitar as atas em folhas soltas, desde que fiquem devidamente arquivadas, sem a possibilidade de fraude. Se houver engano, o secretário deve escrever "digo" e fazer a correção. Se o engano for notado depois, mas antes de encerrar a ata, tem que se escrever: "Em tempo: Onde se lê... leia-se... ". Os números devem ser escritos por extenso.

Espaços:

As atas são, frequentemente, redigidas sem deixar espaços e sem parágrafos para impossibilitar acréscimos.

Partes:

1. Título;
2. Texto. Além das ocorrências, discussões, propostas e resoluções, que variam de reunião para reunião, o texto deve conter: a data por extenso no início; o local da reunião; a convocação (reunião ordinário ou extraordinária); os nomes dos presentes, ou referência que os identifique, ou o número de participantes, interessados, etc.

O fecho, quase inalterável: Nada mais havendo a tratar, declara-se encerrada a sessão, de que eu, fulano de tal, lavrei a presente ata, a qual vai devidamente assinada.

Todos os presente e escrevente (ou o secretário responsável) assinam a ata.

terça-feira, 17 de dezembro de 2013

Reuniões e eventos corporativos



Reuniões corporativas costumam ser grandes, se tornando até eventos, aqui vão algumas dicas para organizá-la.

1. Se organize na hora de oferecer um evento

Tenha uma estratégia, além de agradar e fazer networking, os eventos são uma forma de marketing.

2. Quer planejar um evento corporativo?

É necessário uma lista de propriedades. Pense nas metas e nos resultados esperados. Com isso definido, imprima o plano e coloque-o em local visível.

3. Organize seu calendário

Crie prazos e garanta que seus objetivos sejam alcançados a tempo.

4. Amplie suas possibilidades na hora de montar o evento

Escolha datas possíveis, assim você terá maiores opções de diálogo quando for confirmar com os interessados.

5. Pequenos detalhes contam

Crie uma lista de convidados e uma agenda de eventos. Isso ajudará a simplificar as opções para o lugar da celebração e o orçamento.

6. Saiba se sua equipe é responsável

Organize uma reunião na manhã do evento - pode ser para informação ou motivação. Garanta que sua equipe saiba quais são suas responsabilidades.

7. Valorize a experiência alheia na hora de contratar fornecedores

Encaminhe seu plano de eventos aos fornecedores potenciais. Procure referências dos fornecedores com empresas que já utilizaram os seus serviços.

8. Qualificação da equipe é essencial

Busque uma equipe qualificada. Responsabilidade, pontualidade, consistência, criatividade, boas práticas de trabalho e flexibilidade na negociação de custos são essenciais.

9. Orçamento do seu evento

O orçamento pode passar do previsto. Para evitar isso, acompanhe os custos de perto, sempre compare os preços dos fornecedores e não esqueça de perguntar sobre possíveis cargos adicionais. Lembre-se de pedir por escrito todas as tarifas dos serviços. Controlar o orçamento é importante, mas não seja mesquinho, tenha uma margem maior de tempo (e verbas) para corrigir possíveis imprevistos.

10. Lugar do evento

O ambiente do evento tem que ser um lugar agradável, com espaço compatível com a quantidade de convidados e funcionários. O lugar tem que ser funcional, como locais para apoiar utensílios, tipo taças e copos. Depois escolhido o lugar, visite-o. No dia do evento, chegue antecipadamente e realize a inspeção para ver que tudo está pronto para começar.

Fonte: Rosa Rosarum

segunda-feira, 16 de dezembro de 2013

Ferramentas para utilizar em reuniões



Nem todas reuniões são improdutivas ou perda tempo, há muito para ser debatido e resolvido, ao participar de alguma, leve ferramentas que podem auxilia-lo durante ou posteriormente da reunião.

Computador - Através dele você pode fazer anotações no bloco de notas ou documento de texto e pesquisar assuntos/ideias relevantes;

Lápis e papel - Baterias de notebooks podem acabar, então não custa nada ter um plano B, ou melhor dizendo, uma "ferramenta B". Não vá a reuniões sem algum objeto para anotações;

Tecnologia móvel - Registrar a reunião, tanto em vídeo ou áudio, é uma boa ideia. O registro pode ser com celular, tablet, smartphones, etc.

Inovação - Para quem é ligado em tecnologia já deve ter ouvido falar na Livescribe, a caneta inteligente. Com ela você pode gravar anotações vocais e escritas, e envia-las para o seu tablet e notebook.

Essas foram algumas dicas de ferramentas úteis para o seu dia de reunião.

Fonte: Call Daniel

quarta-feira, 11 de dezembro de 2013

Como fazer uma ata?



Há basicamente duas formas de redigir uma ata. A forma tradicional (utilizada atualmente por órgãos do governo) e a forma moderna (utilizada por pequenas e médias empresas do cenário atual). Na forma antiga e mais tradicional não se fazem parágrafos ou alíneas, escreve-se tudo seguidamente para evitar que nos espaços em branco se façam acréscimos. Na forma mais moderna, dá-se preferência à facilidade de leitura de uma ata, portanto fazem uso de parágrafo, separador de tópicos dentre outros.

Independente do modelo adotado, é necessário que a ata contenha:

  1. Dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso);
  2. Pessoas presentes, devidamente qualificadas (cargos descritos);
  3. Presidente e secretário dos trabalhos/reunião;
  4. Ordem do dia (assunto principal da ata ou pauta completa);
  5. Os acontecimentos da reunião em ordem;
  6. Fechamento da ata e assinatura do Presidente, Escrevente e demais participantes;


No link abaixo você confere modelos de ata e, também aproveite, para acessar o site do Eata para saber mais como fazer uma ata.

terça-feira, 10 de dezembro de 2013

Se reunindo



Há várias razões para se organizar uma reunião, pode ser desde definição de metas, divisão de trabalhos e, até informar resultados de ações. Mas, nem sempre, a reunião termina com os problemas resolvidos e, sim, com um atraso nas tarefas.

Quem nunca achou que uma reunião se estendeu por mais tempo do que o necessário ou não teve propósito nenhum??

Para que as reuniões não se tornem empecilhos e perda de tempo para os gestores, e voltem a ter o papel de solucionadora de questões, a consultora organizacional Sônia Jordão dá dicas, tanto para conduzir o encontro, quanto para os participantes.

Quem organiza deve:

Selecionar os participantes - convoque e convide apenas os interessados no assunto.

Informar o motivo - explique previamente, explicitando seus desdobramentos. Após o inicio da reunião informe o tema que será discutido, esclareça suas razões e verifique se os participantes compreenderam, questionando as causas ou problemas do assunto em pauta.

Acompanhe - cuide para que o assunto principal não seja desviado e preste atenção no tempo. Mantenha o foco na reunião, garantindo que ela ocorra de forma rápida e sucinta, se um participante se prolongar, falar com frequência ou sair do tema, intervenha.

Incentive a participação - peça aos demais soluções possíveis e estimule a participação de todos, busque evidências de que cada proposta, para ver se é viável. A cada solução levantada é preciso ter um responsável e um limite de tempo para realiza-la.

Quem participa deve:

Se organize - chegue no horário e leve tudo o que sabe sobre o tema/assunto a ser discutido.

Participe - exponha suas opiniões e soluções brevemente, e use um tom de voz moderado. Além de explicar e esclarecer as suas propostas, apoie as sugestões que levem a uma solução coerente.

Ouça - Escute os outros participantes atentamente e não os interrompa quando eles tiverem com a palavra, se você discordar da ideia do outro, pergunte o motivo dele pensar de maneira diferente.

Celular - Assim como em cinemas e teatros, desligue ou coloque o celular no silencioso.

segunda-feira, 9 de dezembro de 2013

Eata



Com o Eata você pode organizar de uma forma melhor as reuniões de condomínio, conselho escolar e, até mesmo, reuniões de empresariais.

Com esse gerenciador é possível:


  • Agendar reuniões
  • Escrever a pauta a discutida
  • Convidar os participantes
  • Gravar em áudio e vídeo a reunião
  • Realizar Conference Call
  • Controle de pauta
  • Votações e presenças
  • Gera e imprime ata
  • Armazena atas e gravações
  • Autentica em cartório e publica online


No site eata.com.br, você encontra modelos de atas e o melhor plano que atenda as suas necessidades. Mais praticidade e facilidade em assuntos relevantes.