terça-feira, 28 de janeiro de 2014

Organizando uma reunião


Reuniões têm fama de serem improdutivas e a grande causa disso é a falta de organização, mas se for colocada nas mãos de um gestor ou de uma pessoa disposta a organizar o evento, o resultado pode ser produtivo e animador. Mas para isso é necessário seguir alguns passos. Veja como a seguir:

1. Definir a pauta

Primeiro identifique claramente o que será discutido. Procure levantar os assuntos e organizar a pauta. Com metas claras, fica mais fácil manter o foco. A pauta, além de ser o registro dos itens que serão discutidos, também antecipa a melhor maneira de colocar o tema em discussão, envolver o grupo e organizar as pessoas para que haja uma maior interação. Então, procure se informar do que os participantes já sabem e o que precisam saber, que material é possível utilizar para aprofundar as discussões e como sistematizar cada parte do encontro.

2. Marcar com antecedência

A próxima etapa é redigir a convocação ou o convite. Dependendo da situação, informe no texto no nome dos participantes, os motivos da realização da reunião, os tópicos que serão abordados, a data, o local e a duração prevista de encontro. Para reuniões menores e com apenas um tema, é melhor avisar pessoalmente cada um dos envolvidos. O aviso antecipado ajuda aos participantes a se planejar e a se preparar para o debate, trazendo informações e ideias. Outro ponto importante é chamar apenas pessoas interessadas à discussão do tema.

3. Administrar o tempo

O tempo esta cada vez mais escasso, então é necessário que a reunião tenha hora para começar e terminar. Chegue ao local antes da hora marcada para acolher o grupo. Manter um relógio por perto é uma boa maneira de administrar o ritmo. No planejamento, antecipe a duração prevista de cada tópico de discussão. Se possível, peça a alguém para controlar o andamento da discussão, assim, a atenção não se desvia da pauta combinada nem se cria uma brecha para surgirem assuntos paralelos, que sempre causam um desperdício de tempo. Outra dica, é registrar num cartaz o roteiro da reunião para compartilhá-lo com o grupo e fazer com que todos se responsabilizem pela realização da pauta.

4. Coordenar as discussões

O sucesso de uma reunião está diretamente ligado ao desempenho do gestor ao mediar as discussões. Indique alguém para anotar o desenvolvimento da pauta. Esses registros ajudarão a organizar os passos após a reunião. Caso um participante proponha outro tema, sugira outro encontro para tratar dele. Cuide para que alguém monopolize a discussão ou que se formem conversas paralelas. Convide os que falam pouco ao se posicionar e mostre que a participação é importante para a construção de uma equipe corporativa. Não pule de um assunto para outro sem fechar o anterior. À medida que surgirem soluções para os problemas, delegue tarefas e incentive as pessoas a assumir responsabilidade.

5. Encerrar e fazer a ata

Quando o horário de término estiver se aproximando, avise que o encontro será concluído em breve, recapitule o que foi debatido e leia as discussões tomadas. Por fim, agradeça a participação de todos. É importante reunir tudo numa ata com todos os itens abordados e, para cada tópico, o que foi decidido ou apontado como uma possível solução. Se possível, distribua o documento aos participantes no dia seguinte (por e-mail). Atitudes como essa demonstram respeito com os que dedicaram seu tempo à reunião e também funciona como um registro para compartilhar e acompanhar a evolução dos pontos levantados. Quanto mais eficaz for a comunicação, mais o grupo se consolida como uma equipe de fato.

Um comentário:

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